Politique générale de confidentialité

Partie 1: Généralités

Le responsable du traitement est le Collège provincial, situé à la rue verte, 13 à 7000 Mons; Il détermine seul, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel ainsi que les modalités de délégation.

La présente politique décrit la manière dont la Province de Hainaut traite les données à caractère personnel vous concernant et quels sont vos droits en la matière.

Pour accomplir ses missions, la Province de Hainaut est tenue de traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La Province de Hainaut veille à traiter vos données à caractère personnel notamment en respectant les principes suivants:

• Vos données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente (licéité, loyauté, transparence).
• Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités (limitation des finalités).
• Vos données à caractère personnel sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données).
• Vos données à caractère personnel sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour y remédier quand cela est prévu eu égard aux finalités et fondement du traitement (exactitude).

Les concepts suivants sont utilisés dans ce règlement:

• données à caractère personnel : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale »;
• traitement : « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction »
• responsable du traitement : « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre »
• sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement;

Sécurité et confidentialité des données

La Province de Hainaut met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à ses opérations de traitement, répondre aux exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de traitement.

Par ailleurs, la Province de Hainaut impose contractuellement le même niveau de protection des données à caractère personnel à ses sous-traitants (prestataires, fournisseurs, etc.).

Exercice des droits

La personne concernée dont les données à caractère personnel sont traitées par la Province de Hainaut (Service ……) bénéficie d’une série de droits qui lui permettent de ne pas rester totalement passive par rapport à l’utilisation qui est faite de ses données. L’ensemble de ces droits, leurs modalités d’exercice, et les éventuelles restrictions qui peuvent y être apportées sont consacrés par les articles 12 et suivants du RGPD.

Ceux-ci sont :

• Accéder aux données à caractère personnel traitées par la Province de Hainaut (Service ……); Elle peut obtenir une réponse à plusieurs questions concernant le traitement des données.
• Recevoir une copie des données à caractère personnel qui sont traitées.
• Demander de corriger des données incomplètes ou incorrectes ;
• Demander de faire effacer des données personnelles le concernant ;
• Obtenir une limitation du traitement ;
• Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
• Retirer son consentement à traiter ses données à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
• S’opposer au traitement de ses données à caractère personnel dans les cas prévus par la loi ou une autre réglementation

La personne concernée peut exercer ces droits en la matière, conformément aux articles 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel, par courrier postal signé à l’attention de la Province de Hainaut, service de protection des données, Avenue de Gaulle 102, 7000 Mons ou par mail à l’adresse suivante : info.dpo@hainaut.be.

Cette demande d’exercice des droits doit être accompagnée de toute pièce justifiant de l’identité de la personne.

Délégué à la protection des données (DPO)

La DPO est joignable :

• par lettre adressée au service protection des données, avenue Général de Gaulle, 102 à 7000 MONS ;
• par e-mail à l’adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be ;

La personne concernée peut le contacter pour obtenir davantage d’informations ou si elle souhaite faire valoir ses droits relatifs à la protection des données personnelles traitées par le responsable du traitement.

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données si elle considère que ses droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du Règlement général sur la protection des données.

Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l’adresse suivante: Autorité de protection des données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles (E-mail: contact@apd-gba.be)

Mise à jour de la politique en matière de protection de la vie privée

La présente politique est susceptible de faire l’objet d’éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d’en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au Règlement général sur la protection des données.

Remarque générale en ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel soumis au consentement qui sont liés à l'enregistrement d'images, de sons et de vidéos exposés ci-après

Ces images, vidéos et enregistrements vocaux ne seront pas utilisés à des fins commerciales.

L'accès est sécurisé et uniquement utilisé par les services provinciaux. Les cameramen/photographes/ceux qui procèdent aux enregistrements vocaux cèdent leurs droits aux services provinciaux et s’engagent à ne pas utiliser les images, vidéos et enregistrements vocaux en dehors des services provinciaux et de leurs fonctions d’agents provinciaux.

Le bénéficiaire du consentement s’interdit expressément de procéder à leur exploitation pouvant porter atteinte à la vie privée ou à la réputation, ni de les utiliser dans tout support à caractère pornographique, raciste, xénophobe ou toute autre exploitation préjudiciable. Il s’efforcera dans la mesure du possible, de tenir à disposition un justificatif de chaque diffusion sur simple demande. De plus, il encouragera ses partenaires à faire de même et à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la réalisation de cet objectif.

La personne concernée et/ou le représentant légal est entièrement rempli de ses droits et ne pourra prétendre à aucune rémunération pour l’exploitation des droits visés aux présentes et garantit ne pas être lié par un contrat exclusif relatif à l’utilisation de l’image, de la voix.

Tout litige relève de la compétence des cours et tribunaux belges et, plus particulièrement, des juridictions de Mons.

Partie 2 : Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel

La personne concernée a droit aux informations suivantes sur le traitement de ses données à caractère personnel.

STS-Communication-815-18.04.2024 15:15
Communication et information sur les missions d'intérêt public de la Province de Hainaut.

Nom du traitement

Communication et information sur les missions d'intérêt public de la Province de Hainaut.

Description

Dans le cadre de ses politiques de communication sur ses missions d'intérêt public, la Province de Hainaut et ses services développent des outils écrits, vidéos et photographiques. Via le Mad(e) in Hainaut, magazine d'information de la Province de Hainaut, Mad(e) in Hainaut Express, la Newsletter de la Province de Hainaut, l'Intranet provincial; En télévision (émission "C'est dans la Poche", co-produite par le service de communication et les 4 médias de proximité hainuyers dans le cadre de conventions de production); Sur les réseaux sociaux officiels de la Province de Hainaut et de ses Institutions.; Sur le site internet de la Province de Hainaut (www.hainaut.be), sur les sites des institutions provinciales et de l'enseignement provincial (www.etudierenhainaut.be), sur les chaînes YouTube "Province de Hainaut et "Etudier en Hainaut". Le Service de Communication développe des campagnes de notoriété relatives aux métiers provinciaux. Il assure une mission de relations avec les médias (communiqué de presse, gestion de la communication de crise).

Qualification

Responsable de Traitement

Collège provincial du Hainaut, 13 rue verte à 7000 Mons

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Bénéficiaires
• Citoyens
• Contacts professionnels
• Elèves, étudiants, stagiaires
• Formateurs, collaborateurs occasionnels
• Tiers impliqués
• Usagers

Information complémentaire / Autre catégorie

Tout citoyen et visiteur des sites web de la Province de Hainaut et des réseaux sociaux gérés par la Province de Hainaut et tout agent provincial dûment connecté à l'Intranet provincial.

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification
• Particularités financières / économiques
• Caractéristiques personnelles
• Habitudes de vie et de consommation
• Loisirs et intérêts
• Enregistrements d’images et/ou de sons

Autre(s) type(s) de données à caractère personnel

Interviews écrites

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Noms, adresses, numléro de téléphone - titre de la personne évoquée - âges, sexe - contacts sociaux, utilisation des médias et moyens de communication - hobbies, sports et autres intérêts - photographies, enregistrement vidéo - enregistrements sur bande sonore. Activités professionnelles.

Licéité

• Mission d'intérêt public

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Non

Catégorie(s) spécifique(s) identifiée(s)

• Sans objet

Base(s) légale(s)

• Oui

Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement

Livre II "les Provinces" Code de la Démocratie Locale et Décentralisation

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même

Autre(s) catégorie(s)

Tout citoyen et dans le cadre des coproductions avec les médias de proximité, des images leur sont transmises. Lesdits médias de proximité ne sont toutefois pas autorisés à les utiliser à d'autres fins que celles établies par convention : émission "C'est dans la poche" réalisée et montée par le Service de Communication.

Coordonnées du(des) destinataire(s)

Télésambre (8, place de la Digue à 6000 Charleroi) TéléMB (rue des soeurs noires, 4A à 7000 Mons) NoTélé (Rue du Follet 20, 7540 Tournai) Antenne Centre (rue de la tombelle, 92 à 7110 La Louvière)

Transfert

• Transfert fondé sur une décision d’adéquation

Pays de transfert

USA, Chine

Conservation

Autre

Durée et motivation

Durée de vie du support. Les photos, vidéos et interviews écrites sont conservées à titre d'archives pendant 12 ans (deux mandatures) de manière à pouvoir relater les évolutions de projets ou réaliser des rétrospectives et, dans certains cas, les documents sont archivés à des fins historiques et d'intérêt public

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit d'opposition
• Droit à la limitation

Précisions s'il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Pour les réseaux sociaux, le droit à l'effacement devra également être exercé directement auprès des réseaux sociaux concernés.

STS-Communication-820-18.04.2024 15:15
Newsletter à destination des agents provinciaux. Information de l'employeur vers les agents.

Nom du traitement

Newsletter à destination des agents provinciaux. Information de l'employeur vers les agents

Description

Informations sur les nouvelles activités, services, projets de l'entreprise,... Développer un sentiment d'appartenance à l'Institution provinciale, fournir aux agents les informations utiles à leur carrière. Via le Mad(e) in Hainaut Express, la Newsletter de la Province de Hainaut, l'Intranet provincial.

Qualification

Responsable de Traitement

Coordonnées du responsable de traitement

Collège provincial, rue Verte 13, 7000 Mons

Coordonnées du sous-traitant si existant

BREVO (SENDINBLUE), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France. Centre Informatique du Hainaut (CIH) - Avenue du Général de Gaulle, 102 à 7000 Mons.

Si vous avez un sous-traitant, quels sont les types de traitement effectués pour votre compte?

• Communication par transmission
• Diffusion ou toute autre forme de mise à disposition
• Enregistrement
• Hébergement
• Utilisation

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Adresse mail professionnelle.

Licéité

• Contrat

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Non

Catégorie(s) spécifique(s) identifiée(s)

• Sans objet

Base(s) légale(s)

• Oui

Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement

Newsletter envoyée aux agents liés contractuellement (Loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail) et aux agents statutaires (Statut provincial). Statut provincial.

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même
• Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
• Autres entreprises privées (à préciser)

Coordonnées du(des) destinataire(s)

BREVO (SENDINBLUE), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France. Centre Informatique du Hainaut (CIH) - Avenue du Général de Gaulle, 102 à 7000 Mons.

Transfert

• Transfert fondé sur une décision d’adéquation

Pays de transfert

USA

Conservation

Contrat

Durée et motivation

Durée durant laquelle l'agent est lié par un contrat de travail ou statutaire à la Province de Hainaut.

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification

STS-Communication-821-18.04.2024 15:15
Promotion via l'image, sons et vidéos

Nom du traitement

Promotion via l'image, sons et vidéos

Description

Promotion interne et externe des activités qui ne rentrent pas dans les missions d'intérêt public strict via sons, vidéos, images par l'utilisation de caméra, drone ou smartphone (ex: formation, HE- CPMS, Tourisme, Culture, Sport, Développement, promotion des bonnes relations dans l'entreprise (bon environnement de travail) Diffusion sur les outils de communication officiels de la Province de Hainaut : le Mad(e) in Hainaut, magazine d'information de la Province de Hainaut, Mad(e) in Hainaut Express, la Newsletter de la Province de Hainaut, l'Intranet provincial, les 4 médias de proximité hainuyers dans le cadre de conventions de production. Sur les réseaux sociaux officiels des établissements d'enseignement provincial et de la Province de Hainaut et de ses Institutions. Sur le site internet de la Province de Hainaut (www.hainaut.be), sur le site de l'école (www.etudierenhainaut.be), sur les chaînes YouTube "Province de Hainaut et "Etudier en Hainaut".

Qualification

Responsable de Traitement

Coordonnées du responsable de traitement

Collège provincial, rue verte 13 à 7000 Mons

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Bénéficiaires
• Citoyens
• Contacts professionnels
• Elèves, étudiants, stagiaires
• Formateurs, collaborateurs occasionnels
• Tiers impliqués
• Usagers

Information complémentaire / Autre catégorie

Visiteurs des sites web, de l'Intranet et des réseaux sociaux officiels.

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification
• Particularités financières / économiques
• Caractéristiques personnelles
• Habitudes de vie et de consommation
• Loisirs et intérêts
• Études et formations
• Profession et emploi
• Enregistrements d’images et/ou de sons

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Nom, prénom, adresse postale, adresse mail, âge, sexe, titre, activités complémentaires - activités professionnelles - hobbies, sports et autres intérêts - organisation du travail, utilisation des moyens informatiques - photos, enregistrements vidéos et sonores.

Licéité

• Consentement

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Non

Catégorie(s) spécifique(s) identifiée(s)

• Sans objet

Base(s) légale(s)

• Non

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même

Autre(s) catégorie(s)

Tout citoyen, visiteurs des pages web Province de Hainaut et réseaux sociaux et de l'Intranet. Dans le cadre des coproductions avec les TV locales, des images leur sont transmises. Lesdites télévisions ne sont toutefois pas autorisées à les utiliser à d'autre fin que celles établies par convention: émission "C'est dans la poche" réalisée et montée par le service de communication.

Coordonnées du(des) destinataire(s)

Télésambre (8, place de la Digue à 6000 Charleroi), TéléMB (rue des soeurs grises, 4A à 7000 Mons), NoTélé (Rue du Follet 20, 7540 Tournai), Antenne Centre (rue de la tombelle, 92 à 7110 La Louvière)

Transfert

• Transfert fondé sur une décision d’adéquation

Pays de transfert

USA, Chine

Conservation

Autre

Durée et motivation

Durée de vie des supports, les vidéos/photos et interviews écrites sont conservées pendant 12 ans ( 2 mandatures) de manière à relater les évolutions de projets, réaliser des retrospectives.

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement

Précisions s'il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Pour les réseaux sociaux, le droit à l'effacement devra également être exercé directement auprès des réseaux sociaux concernés.

STS-Communication-831-18.04.2024 15:15
Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel sur le portail www.hainaut.be

Nom du traitement

Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel sur le portail www.hainaut.be

Description

Informer le citoyen de la politique provinciale, de son actualité, de ses services ainsi de la composition de ses instances (obligation légale - .Code de la Démocratie locale et de la décentralisation L2213-2 CDLD); permettre au citoyen d'interroger l'institiution via un formulaire (consentement).

Qualification

Responsable de Traitement

Coordonnées du responsable de traitement

Collège provincial, 13 rue verte 7000 Mons

Coordonnées du sous-traitant si existant

Centre Informatique du Hainaut (CIH) - Avenue du Général de Gaulle, 102 à 7000 Mons.

Si vous avez un sous-traitant, quels sont les types de traitement effectués pour votre compte?

• Collecte
• Communication par transmission
• Consultation
• Diffusion ou toute autre forme de mise à disposition
• Enregistrement
• Hébergement
• Organisation, structuration
• Utilisation

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Citoyens

Information complémentaire / Autre catégorie

Tout citoyen, visiteurs du portail de la Province de Hainaut.

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification
• Profession et emploi

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Nom, prénom, titre, institution, activité professionnelle, numéro de tél, adresse mail, numéro de tél privé et/ou professionnel, adresse postale privée et/ou professionnelle

Licéité

• Obligation légale
• Consentement

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Non

Base(s) légale(s)

• Oui

Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement

Code de la Démocratie locale et de la décentralisation L2213-2 CDLD

Principales catégories de destinataires

• Autres entreprises privées (à préciser)
• Services publics, entreprises publiques et opérateurs d'intérêt public

Coordonnées du(des) destinataire(s)

Centre Informatique du Hainaut (CIH) - Avenue du Général de Gaulle, 102 à 7000 Mons.

Transfert

• Pas de transfert

Conservation

Autre

Durée et motivation

Le temps nécessaire au traitement des demandes reçues via l’adresse mail de contact, la durée du mandat pour les instances et pour les fonctionnaire, la durée de leur fonction.

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit d'opposition
• Droit à la limitation

Précisions s'il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Le droit à l'effacement n'est pas valable pour les instances relevant de l'obligation légale (mandataires et fonctionnaires). Les droits à l'opposition et à la limitation ne sont pas valables pour les citoyens.